Arrumar a casa para melhor receber as visitas. Falando assim, parece simplista, mas é essa a base das diretrizes que regem o Modelo de Gestão da Qualidade, que tem sido disseminado com o intuito de contribuir com o controle e a organização dos processos e procedimentos das secretarias e órgãos de Alagoas.

Difundido pela Superintendência de Modernização e Gestão da Qualidade (Sumoge) da Secretaria de Estado do Planejamento, Gestão e Patrimônio (Seplag), o sistema tem transformado ambientes de trabalho, colaborado para a qualidade de vida dos servidores e, principalmente, dado celeridade quando o assunto é o atendimento à população.

De acordo com a superintendente de Modernização e Gestão da Qualidade da Seplag, Adriana Maia, o modelo representa uma mudança de postura na administração pública. Segundo ela, o processo de disseminação junto a órgãos e secretarias alagoanos é provocador, estimula o pensamento e mostra que pequenas atitudes podem trazer grandes transformações para toda uma população.

 “O Modelo de Gestão da Qualidade é uma das tantas formas que a gente encontrou para mostrar que o serviço público pode ser eficaz e que a todo o momento busca formas de se reciclar para conseguir se adequar às necessidades da administração pública e da sociedade como um todo. É uma quebra de paradigmas e um trabalho de formiguinha, mas que já está mostrando para o que veio e rendendo bons frutos”, explica a superintendente.

No entanto, antes de alcançar a melhoria contínua nos processos governamentais, é preciso, primeiro, organizar a casa, e alguns órgãos têm se dedicado com todo o gás nessa tarefa. A Procuradoria Geral do Estado (PGE) é um bom exemplo disso.

De acordo com a Coordenadora da Divisão de Recursos Humanos da instituição e Representante Direta da Qualidade, Virginia Valéria Marroquim, a PGE, que é responsável pela viabilização das políticas públicas e da defesa do Estado e da população alagoana, sempre sofreu com o acúmulo de processos físicos que se amontoavam no órgão.

“O que mais nos preocupava eram os processos físicos, antigos, principalmente porque não contávamos com um espaço e com uma estrutura que os acolhesse de maneira adequada. Além disso, outro problema era que essa quantidade de papéis gerava acúmulo de lixo, uma constante com a qual não sabíamos lidar”, explica Virginia.

Com o apoio das disseminações promovidas pela Sumoge, entretanto, esse cenário começou a se reconfigurar. Motivados a assumir uma postura diferente, os servidores da PGE decidiram adotar o modelo de Gestão da Qualidade e começaram com a implementação do Programa 5S, um conjunto de medidas simples que se unem para a formação de um ambiente de trabalho mais produtivo e organizado. A partir daí, tudo mudou.

 “Iniciamos esse processo fazendo uma verdadeira limpeza na PGE, e o procurador-geral do Estado tem nos dado todo o apoio possível nesse projeto. Organizamos todo o nosso Arquivo Geral, fizemos uma triagem dos processos judiciais, otimizamos a ergonomia dos nossos setores e descartamos tudo o que não podia ser aproveitado. Além disso, estamos tentando fazer parcerias com cooperativas de reciclagem para dar uma outra finalidade a todo o lixo que ainda será gerado nesse tempo”, explicou.

 O próximo passo, segundo ela, foi iniciar a organização de todos os procedimentos da instituição. “Começamos a padronizar todos os nossos formulários, a mapear os processos para elaborar nosso manual operacional e, hoje, estamos aguardando a contratação de uma empresa que fará toda a digitalização dos nossos arquivos. Com o sistema, atinamos para a importância da modernização e para o desenvolvimento de um tratamento mais adequado para todos os processos que chegam aqui”, conta a servidora.

Segundo Virginia, essa mudança de atitude tem sido um avanço não só para a PGE, mas para toda a população, que, de uma forma ou de outra, será afetada positivamente com a implementação do Modelo de Gestão da Qualidade.

 “Acima de tudo passamos a ter uma visão sistêmica das organizações, do Estado. Começamos a visualizar mais facilmente nossos erros e isso gera oportunidades de melhoria. Só nas capacitações e encontros promovidos pela Sumoge, por exemplo, nós conhecemos um pouquinho de vários órgãos. Isso colabora muito para a quebra de fronteiras. Passamos a ter uma visão do todo, de como tudo funciona na máquina pública”, afirma.

 Criatividade e socialização

Na Secretaria de Estado da Educação (Seduc), a busca pela implementação do sistema também tem desafiado os servidores da pasta a agirem de forma criativa em prol de um serviço público de maior qualidade.

Dentro das diversas atividades programadas pelo comitê do 5S da Secretaria, os colaboradores puderam contar até mesmo com um bazar que mostrou a relevância de conhecermos um pouco das necessidades dos nossos colegas de trabalho, e o mais importante: de como podemos ajudá-los.

 “No projeto de sensibilização das superintendências para a implantação do 5s, o bazar foi um dos momentos mais marcantes. Reunimos todos os objetos que podiam ser doados por determinados setores, montamos uma estrutura simples, divulgamos e não demorou para que chegassem servidores que precisavam de um ou outro material em sua área”, conta a subchefe de Programa e Projeto da Seduc, Rosana Alves da Silva.

De acordo com ela, o aprendizado com o sistema é constante e a repercussão da implementação já pode ser vista na Secretaria.

“Quando você tem um setor organizado, bem estruturado, você tem um ambiente de trabalho mais saudável e produtivo. Com isso há uma melhora na qualidade de vida das pessoas que nele trabalham. Além disso, também contamos com o fator econômico, porque existe a socialização dos objetos e só é utilizado aquilo que é necessário. Os setores ficam com outro aspecto, ganham muito mais mobilidade. Todo esse cenário é motivador para as pessoas”, explica Rosana.

Resultados

Certificada na ISO 9001: 2008, a Seplag já é referência no Estado quando o assunto é o Modelo de Gestão da Qualidade. Realizando um trabalho intensivo de disseminações para diversos órgãos alagoanos, a Secretaria auxiliou a Controladoria-Geral do Estado a garantir sua certificação e fez com a Perícia Médica Ocupacional do Estado fosse a primeira do País a ser certificada na ISO.

A expectativa é que, com as capacitações promovidas pela Sumoge, outras secretarias possam também se certificar na ISO 9001: 2008.